ВАШИ ВОПРОСЫ, ПРОДУКТИВНОСТЬ, РАСПОРЯДОК ДНЯ

Как я планирую свои дела: 5 любимых способов

Приветствую вас, дорогие читатели! Недавно пересматривала статьи и наткнулась на неотвеченный комментарий с вопросом. Касался вопрос моей любимой темы. Я почувствовала, что пришло время на него ответить. Лучше ведь поздно, чем никогда? 😉 Цитирую вопрос:

А еще меня очень интересует, как ты организуешь свой план дел. В смысле я видела план с днем разбитый по часам. А как ты пишешь списки дел? Интересует ротация на срочные — менее срочные — дела когда получится.

И как это совмещено с делами по категориям (проект, дом и т.п.)

Как выбираешь, над чем работать сейчас?

Может, тоже планируешь написать на эту тему? Я бы с удовольствием почитала!!!

Мне кажется, «списки дел» — это тема, которую я могу обсуждать вечно. Настолько прочно они вошли в мою жизнь. Любое дело, любой проект начинается со списка. Если я хочу упорядочить какую-то область своей жизни — я составляю список и все сразу проясняется. Я составляю список, если хочу сэкономить время, я составляю список, чтобы снизить нагрузку на мозг, я составляю список для того, чтобы по шагам воплощать задуманное. Поэтому на вопрос «Как ты пишешь списки дел?» невозможно ответить как-то однозначно — я пишу их по-разному и действительно люблю это и делаю со всей душой. Последним списком над которым я работала был список вещей, которые нужно купить для создания базового гардероба. Стоит ли говорить о том, что теперь я смотрю на одежду в магазине совсем по-другому? Списки меняют жизнь, и в этом у меня уже нет сомнений.

Что же касается плана на день, то да, есть основа — структура моего дня, которая уже на протяжении нескольких лет практически не меняется. Это график «Моя идеальная неделя». В нем есть место для работы и отдыха, утренней и вечерней рутины, а также рутины выходного дня. Какой способ записи и вычеркивания своих дел я бы ни выбрала — структура остается прежней.

Дальше расскажу о моих любимых способах планировать дела. Они подойдут и для тех, кто много времени проводит дома (в декрете или на фрилансе), и для тех, кто работает в офисе. Берите на заметку то, что лучше всего вписывается именно в вашу ситуацию.

Не пропустите:   Играем по книге "Сегодня - твой лучший день"

Общий список дел, когда чувствую себя перегруженной

Не бывает одинаковых недель. Одни периоды проходят спокойно и размеренно, другие требуют повышенной концентрации и буквально разрывают наше внимание на кусочки. И вот, когда слишком много вещей в одно и то же время требуют моего внимания, я сажусь и выписываю все на бумагу. Это позволяет удерживать контроль над ситуацией, снижает риск того, что я что-то забуду сделать вовремя и значительно увеличивает мою продуктивность — ведь моя голова свободна и я думаю только об одной задаче в один промежуток времени.

Создание общего списка дел также помогает в периоды, когда нужно переключиться и отдохнуть от всего. Когда я нахожусь в отпуске, я таким же образом составляю список всего, что нужно сделать по возвращении домой и сортирую задачи в порядке снижения приоритета.

Ежедневно, еженедельно и ежемесячно повторяющиеся задачи превратились в списки рутин — утреннюю, вечернюю, выходного дня, ежемесячную.

И вообще, какой бы из описанных ниже списков я не писала, он начинается с того, что я выписываю все дела в общий список, затем сортирую их по категориям и расставляю в порядке снижения приоритета.

Планирование неделями

Если у вас не очень много мелких задач в течение дня, для ведения списка всех дел вы можете использовать недельный разворот и записывать дела в соответствующие блоки, основываясь на своем графике идеальной недели. В воскресенье вечером вы делаете обзор предстоящей недели, а вечерами каждого дня заполняете блоки делами на следующий день.

Кроме этого рядом с недельным разворотом я рекомендую держать два общих списка дел — личный и рабочий, каждый из которых делите на три категории: срочные — менее срочные — дела когда получится. По мере выполнения вы их вычеркиваете, а оставшееся в конце недели переносите на новую неделю и добавляете новые дела. Когда я работала только дома, планировала свой день таким способом.

Trello для больших проектов

Для больших проектов действительно удобнее всего заводить отдельные доски в Trello и создавать внутри них списки в соответствии с этапами их реализации. Прописывать шаги по целям в Trello невероятно удобно. Я делала так, когда записывала курс по Trello. Еще одна такая доска значительно упростила работу над моей книгой. Все, что я делаю в этом блоге чаще всего относится к категории «Проекты», а такого рода задачи очень легко делить на маленькие шаги.

Не пропустите:   Моя идеальная неделя или как найти время для всего

Кроме этого, вы можете сделать отдельные доски для планирования семейных праздников (чем не проект) или каких-то других мероприятий, для составления меню и любых чек-листов. А для работы в команде этот сервис вообще большая находка.

На своей офисной работе я использую Trello тогда, когда нужно запомнить большие объемы информации. Создаю доску, смотрю, на какие категории можно разложить информацию, затем делаю списки и добавляю в них карточки. Преимущество такого способа ведения дел заключается в том, что вся информация по какой-то теме сосредоточена в одном месте. Вы ни на что больше не отвлекаетесь — открыли страницу и работаете.

Рабочий ежедневник

Когда я вышла на работу в офис, спустя какое-то время ощутила острую нехватку ежедневника. В течение дня приходится одновременно удерживать в голове информацию, которая касается большого количества людей, поэтому недельного разворота стало мало. А еще появились отложенные задачи, которые потребуют моего внимания только через несколько месяцев.

Первым делом в рабочем ежедневнике я записываю задачи, привязанные к определенному дню, а когда ближе к нему подбираюсь, планирую день целиком. Сначала пишу самые важные и самые срочные задачи на утро, послеобеденный блок я заполняю задачами, которые появляются в течение дня и которые тоже желательно сделать в этот день. (Разные отвлекающие факторы могут стереть эту информацию из моей головы, а так при возникновении вопроса «Что дальше?» я смотрю в ежедневник и сразу вспоминаю.)

В конец рабочего дня я выношу задачи, которые не привязаны ко дню и времени, но которые желательно сделать. Я не всегда успеваю их сделать, поэтому часть из них или все переношу на следующий день, пока не сделаю.

Доска «Наш семейный командный центр»

Когда я перестала проводить в блоге полный рабочий день и завела ежедневник для офисных дел, мои личные дела автоматически переехали на новую доску в Trello. Я назвала ее «Наш семейный командный центр» по мотивам написанной когда-то статьи. Мы с мужем оба имеем к ней доступ —  здесь мы планируем дела, связанные с путешествиями, а также задачи, касающиеся детей, дома и заботы о себе.

Не пропустите:   Как отслеживать прогресс по целям в Trello

Доска поделена на четыре списка:

  • входящие;
  • сделать на этой неделе;
  • сделать на следующей неделе;
  • выполнено.

Мне нравится, что у меня есть доступ к этой доске на работе и не нужно носить с собой дополнительные ежедневники. Подробнее об этой доске я расскажу в одной из следующих статей.

Как выбирать, чем заниматься в текущий момент времени?

Про работу в офисе я сказала. Если же это касается работы дома, то вечером по приходу домой я знаю, что у меня есть один час на хлопоты по дому, один час для работы с проектами блога и один час для себя. Списки и чек-листы для каждого из этих блоков созданы заранее, я вдохновляюсь ними и просто следую потоку.

Друзья, если у вас возникли дополнительные вопросы относительно перечисленных списков, с удовольствием отвечу на них в комментариях.

Возможно, вам будут интересны другие мои статьи на эту тему:

Чем заполнить ячейки календаря — 35 идей

Моя идеальная неделя или как найти время для всего

Мои любимые инструменты и ресурсы для организации жизни

Топ-5 вечерних привычек, которые кардинально изменили мою жизнь

Быть суперорганизованной: кому это дано

Как отслеживать прогресс по целям в Trello

Как оставаться продуктивной после рабочего дня

Моя рутина выходного дня + чек-лист для создания вашей

С наилучшими пожеланиями, Анна

Анна Выдыш

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.