УБОРКА И РАСХЛАМЛЕНИЕ

Операция по спасению электронного ящика 2.0

pochta1

Электронный ящик я считаю вторым по значимости похитителем человеческого времени после социальных сетей. Кроме этого, он является чуть ли не основным рабочим инструментом большинства людей, поэтому вопрос эффективной обработки электронных сообщений сейчас актуален, как никогда. Свою первую почту я забросила, когда поняла, что трачу безумно много времени на то, чтобы сражаться с письмами, которых с каждым днем становится все больше и больше. На момент моего бегства в новый аккаунт их было уже более двух тысяч. Теперь я знаю, что все делала неправильно. Сегодня я покажу вам, как решить две главные проблемы, которые мешают вашему почтовому ящику оставаться пустым в конце дня:

  • огромный поток сообщений;
  • ваша склонность проверять почту вместо того, чтобы реально обрабатывать письма.

Знакомо? Читайте дальше и по окончанию статьи вы взглянете на мир электронной почты по-новому.

Задача №1. Понизить количество поступающих писем

В процессе организации почты очень важно первым делом «перекрыть кран». Настолько сильно, насколько это возможно. Чем меньше писем вам поступает, тем меньше усилий вам понадобится, чтобы с ними справиться. Начиная с этого момента, критически оценивайте каждое письмо, которое попадает в ваш почтовый ящик.

Шаг 1. Запретите социальным сетям присылать уведомления на почту. Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть настройки уведомлений в вашем профиле ВКонтакте и в Facebook. Минимизация писем с ваших основных социальных каналов способна за секунду остановить поток сообщений, которые не стоят вашего внимания.

Шаг 2. Отпишитесь от рассылок, которые вы давно не читаете. В течение последних месяцев я использовала новый инструмент для укрощения рассылок — unroll.me. Если ваш электронный адрес заканчивается на gmail.com, считайте, что вам повезло. В остальных же случаях придется отписываться вручную — через письмо.

unrollme

Unroll.me — абсолютно бесплатный сервис для оптимизации чтения ваших рассылок и процесса отказа от них. В двух словах, unroll.me генерирует список из всех ваших подписок и позволяет отписаться от любой из них прямо из вашего профиля. Для подписок, которые вы решили сохранить, можно настроить получение писем непосредственно во «Входящие». Еще есть возможность объединить определенных отправителей в ежедневный дайджест и выбрать время суток, в которое вам удобнее всего получать такую подборку. Как результат, резкое сокращение количества писем в вашем почтовом ящике.

Не пропустите:   Лайфхаки от студенток "Академии домоводства". Выпуск№1

unrollme2

Задача №2. Установить время обработки почты

Есть ли у вас привычка постоянно проверять свою почту? Эта привычка — главная убийца вашей производительности. Она подрывает вашу способность придерживаться в течение дня списка дел, который вы себе наметили. Вместо этого вы становитесь рабом списка дел других людей (рекламодателей, маркетологов, друзей и коллег), которым нужно, чтобы вы просматривали их сообщения в конкретный момент времени. Запланируйте в своем расписании специальное время для обработки электронных сообщений. Это позволит сосредоточиться на них в то время, когда вы в состоянии принимать решения, связанные с каждым письмом.

Я открываю свою почту не раньше 12 дня. Рано утром мне совершенно не хочется заниматься вопросами, не связанными напрямую с моим основным занятием: подготовкой новых полезных статей для сайта. Рассылки мне нравится читать после ужина за чашкой чая, поэтому получение дайджеста unroll.me я настроила на вечернее время.

Задача№3. Научиться обрабатывать письма

Итак, что же включает в себя сам сеанс обработки электронной почты? Открывая каждое письмо и оценивая его содержание,  вы должны решить, что с ним делать дальше:

  • отказаться от подписки;
  • удалить;
  • совершить действие;
  • настроить фильтры;
  • архивировать.

По первому и второму пункту, думаю, все понятно. Для сообщений, которые требуют действий, мое правило заключается в том, чтобы завершить действие во время сеанса обработки почты, если оно занимает менее 5 минут: ответить на письмо, перепоручить, запланировать в календарь. В противном случае я предлагаю вам создать отдельную папку, в которую перенаправлять более крупные задачи и планировать для их обработки отдельное время в своем расписании.

Не пропустите:   Простое правило, меняющее жизнь

zaplanirovat-v-kalendar

Если вы подписаны на множество рассылок и вариант «получать их в одном письме» вам не подходит, можно настроить параметры фильтрации. Эта технология поможет сохранить папку «Входящие» пустой, автоматически отправляя информационные рассылки в отдельную папку для рассылок.

Чтобы настроить фильтр в Gmail, откройте письмо и нажмите выпадающую стрелку в верхнем правом углу, затем выберите строку «Фильтровать похожие письма».

filtratsiya-pisem

Установите параметры для фильтра и нажмите внизу «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».

sozdat-filtr

Далее укажите, в какую папку необходимо перенаправлять все письма данного отправителя (например, письма с обучающих курсов я получаю на вкладку «Форумы», которую добавила вместо вкладки «Соцсети». Для этих писем у меня есть время, специально отведенное для учебы и они не отвлекают меня от работы на протяжении дня).

sozdat-filtr2

А что делать с рассылками, на которые вы не подписывались или так называемым «спамом»? Тут все еще проще. Создаем фильтр, в котором отмечаем, что письма от данного адресата необходимо сразу отправлять в корзину.

Если какие-то письма в папке «Входящие» для вас уже не актуальны, но вы боитесь их удалить (мало ли когда еще могут понадобиться) — воспользуйтесь функцией архивирования сообщения, которая находится в верхнем меню. После этого ваше письмо переедет в папку «Вся почта» и вы сможете всегда к нему вернуться. Если вам придет ответ на какое-то из архивированных писем, то вся цепочка общения переместится во «Входящие». Инструкцию по архивированию для Gmail вы найдете по этой ссылке.

Задача №4. Разобрать завалы

Теперь, когда вы резко сократили объем входящих сообщений и научились обрабатывать новые письма, можно наконец поговорить о том, что делать со всем накопленным «добром».

Не пропустите:   Уход за напольными покрытиями

Если папка «Входящие» содержит до 200 писем, рассмотрите для их обработки часть времени в течение следующей недели, которое вы тратите на новые письма. Если же писем намного больше, я рекомендую начать с чистого листа уже сегодня. Для этого создайте новую папку под названием «Старые письма» и переместите все несортированные письма в эту папку. Так вы ускорите обработку новых сообщений и перестанете чувствовать вину в конце каждого дня.

Когда вы захотите разделаться со старыми письмами, выберите все сообщения от одного отправителя (например, путем ввода в поиск его имени), и обработайте их в соответствии с пунктом №3 этой статьи. Повторяйте это действие, пока не закончатся письма.

Вы еще здесь? Тогда не забудьте подписаться на одну и самых полезных еженедельных рассылок и поделиться статьей с друзьями!

С наилучшими пожеланиями, Анна Выдыш

P.S. Если вас угнетает домашний быт, приходите на мой курс «Академия домоводства». Там вы не только пополните свою копилку хозяйственных лайфхаков, но и получите понимание того, как должна выглядеть ваша собственная система ведения домашних дел. Обучайтесь в комфортном для себя темпе, постепенно, день за днём внедряя полученные знания. Все подробности о курсе и форму для заявки вы найдете на этой странице.

Анна Выдыш

Анна Выдыш

Создатель проекта "Уютный дом - лайфхаки для счастливой жизни". Счастливая жена и дважды мама. Пишу для женщин, которые хотят организовать свою жизнь и стать еще счастливее.
Анна Выдыш

6 комментариев

  • Reply

    Мариам

    27.09.2016

    Очень полезная статья, спасибо! Сейчас как раз занимаюсь очищением входящих ненужностей.

    • Reply

      Анна Выдыш

      27.09.2016

      Ура, я так рада!

  • Reply

    Светлана

    09.10.2016

    Завал в почтовом ящике — это актуально. Хоть и чищу постоянно, но времени уходит очень много. У меня давно все настроено по папкам, но тем не менее, какие-то рассылки становятся неактуальны,и нужно вовремя их удалять.

    • Reply

      Анна Выдыш

      09.10.2016

      Бороться с неактуальными рассылками важно и нужно. А вот то, что благодаря грамотной обработке, письма не скапливаются во входящих — для меня было настоящим откровением.

  • Reply

    Наталья

    16.05.2017

    WOW! Просто отличная статья, спасибо!
    Давно уже борюсь со своим почтовым ящиком, кое-что из перечисленного в статье применяла, но все меры оказываются временными. Понравилось, что в статье описан комплексный подход к этой проблеме. Ну и нашла для себя пару новых фишечек, которые еще не пробовала.
    Спасибо, Анна, еще раз, обязательно попробую Ваш подход в ближайшее время.

    • Reply

      Анна Выдыш

      16.05.2017

      Спасибо! Это прекраснейшая новость! Удачи вам в расхламлении ящика!

Добавить комментарий